Αν εργάζεστε στον τομέα του σχεδιασμού, της εικονογράφησης, του βίντεο ή σε οποιονδήποτε άλλο δημιουργικό κλάδο, πιθανότατα πιστεύετε ότι το Excel δεν είναι για εσάς. Ωστόσο, Ένα απλό υπολογιστικό φύλλο μπορεί να γίνει ο καλύτερος σύμμαχός σας για την οργάνωση έργων, προϋπολογισμών, χρονοδιαγραμμάτων και πελατών.Το κλειδί δεν βρίσκεται μόνο στους όμορφους πίνακες, αλλά και στους τύπους που μετατρέπουν αυτά τα δεδομένα σε χρήσιμες πληροφορίες.
Το Excel είναι πολύ περισσότερο από την απλή πρόσθεση αριθμών. Είναι ένα εργαλείο ανάλυσης, σχεδιασμού και ελέγχου που, όταν χρησιμοποιείται σωστά, σας εξοικονομεί ώρες επαναλαμβανόμενης εργασίας.Δεν χρειάζεται να απομνημονεύσετε εκατοντάδες συναρτήσεις: κατανοώντας μερικούς βασικούς τύπους, μπορείτε να δημιουργήσετε επαγγελματικά πρότυπα, να αυτοματοποιήσετε τμήματα της ροής εργασίας σας και να λάβετε καλύτερες αποφάσεις στα δημιουργικά σας έργα.
Γιατί το Excel είναι ένα βασικό εργαλείο για σχεδιαστές και δημιουργικούς ανθρώπους
Για πολλούς ανθρώπους, Το Excel είναι απλώς ένα πλέγμα όπου σημειώνουν κάτι κατά καιρούς.Αλλά για όσους διαχειρίζονται έργα, ομάδες ή προϋπολογισμούς, είναι πρακτικά ένας ελβετικός σουγιάς. Σε δημιουργικά στούντιο, πρακτορεία, τμήματα μάρκετινγκ και μεταξύ των ελεύθερων επαγγελματιών, χρησιμοποιείται καθημερινά για την παρακολούθηση των πάντων, από την κατάσταση των έργων έως την κερδοφορία κάθε πελάτη.
Με το Excel μπορείτε εξαγωγή δεδομένων και μετατροπή τους σε γραφήματα για την ανίχνευση τάσεων, προβλημάτων ή αυξήσεων του φόρτου εργασίας. Μπορείτε επίσης να συγκεντρώσετε πληροφορίες διάσπαρτες σε διάφορα αρχεία ή πηγές (ενημερώσεις, φύλλα καταγραφής χρόνου, τιμολόγια, λίστες πόρων) και να τις συγκεντρώσετε σε ένα ενιαίο, καλά δομημένο έγγραφο.
Η αληθινή καρδιά όλων αυτών είναι η τύπους και συναρτήσειςΧάρη σε αυτές τις λειτουργίες, μπορείτε να οργανώσετε πληροφορίες, να εκτελέσετε πολύπλοκους υπολογισμούς, να φιλτράρετε σχετικά δεδομένα και να δείτε μοτίβα που διαφορετικά θα περνούσαν απαρατήρητα. Το πρόβλημα είναι ότι, για τους αρχάριους, αυτές οι λειτουργίες αποτελούν συχνά το κύριο εμπόδιο μεταξύ του απλού ανοίγματος του Excel και της πραγματικής αξιοποίησης των δυνατοτήτων του.
Επιπλέον, Δεν χρειάζεται να γνωρίζετε τις περισσότερες από 400 συναρτήσεις που περιλαμβάνει το Excel.Το σημαντικό είναι να κατακτήσετε ένα μικρό αλλά πολύ ισχυρό σύνολο συναρτήσεων και να κατανοήσετε πώς να τις συνδυάσετε αποτελεσματικά. Για τα υπόλοιπα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ενσωματωμένο Οδηγό Συναρτήσεων του Excel, ο οποίος σας βοηθά να βρείτε τον σωστό τύπο, και την αυτόματη συμπλήρωση, η οποία προτείνει συναρτήσεις και δομές καθώς πληκτρολογείτε.
Αυτός ο οδηγός υποθέτει ότι Έχεις ήδη μάθει τα βασικά.Άνοιγμα ενός νέου βιβλίου εργασίας, πλοήγηση μεταξύ φύλλων εργασίας, εισαγωγή δεδομένων σε κελιά, αλλαγή μορφοποίησης και ελάχιστα άλλα. Εάν εξακολουθείτε να δυσκολεύεστε με αυτό, είναι καλύτερο να εξοικειωθείτε πρώτα με τα βασικά του Excel. Ιδανικά, χρησιμοποιήστε το Excel 2013 ή νεότερη έκδοση (συμπεριλαμβανομένου του Microsoft 365), όπου όλες οι συναρτήσεις που θα καλύψουμε είναι διαθέσιμες ή έχουν σύγχρονα ισοδύναμα.
Βασικές λειτουργίες που πρέπει να κατακτήσει κάθε δημιουργικό άτομο
Πριν προχωρήσετε σε πιο προηγμένες λειτουργίες, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τα βασικά: απλές μαθηματικές πράξειςΑποτελούν το σημείο εκκίνησης για σχεδόν οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο, από έναν προϋπολογισμό μέχρι ένα φύλλο κατανομής χρόνου.
Στο Excel, Το άθροισμα είναι μια συνάρτηση ως τέτοιαΗ αφαίρεση, ο πολλαπλασιασμός και η διαίρεση εκτελούνται χρησιμοποιώντας τελεστές, ενώ η αφαίρεση, ο πολλαπλασιασμός και η διαίρεση εκτελούνται χρησιμοποιώντας τελεστές. Η κατανόηση αυτών των τεσσάρων πυλώνων θα σας επιτρέψει να δημιουργείτε μεγαλύτερους τύπους με σιγουριά.
Sumas Με τη συνάρτηση SUM, η οποία δέχεται τόσο μεμονωμένα κελιά όσο και ολόκληρα εύρη. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μάθετε το συνολικό ποσό ενός έργου προσθέτοντας τα στοιχεία στη στήλη Α, θα χρησιμοποιούσατε κάτι σαν: =SUM(A1:A50). Αυτό σας δίνει το συνολικό κόστος εκτύπωσης, αδειών χρήσης, τελών κ.λπ., σε μια στιγμή.
να αφαιρώ Δεν χρειάζεστε συγκεκριμένη συνάρτηση. Απλώς χρησιμοποιήστε το σύμβολο μείον μεταξύ κελιών ή τιμών: =A2-A3. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, για να υπολογίσετε τη διαφορά μεταξύ του εγκεκριμένου προϋπολογισμού και του πραγματικού κόστους μιας εργασίας.
Στην περίπτωση της πολλαπλασιασμούςΤο Excel χρησιμοποιεί τον αστερίσκο: =A1*A3*A5*A8. Είναι πολύ χρήσιμος για τον υπολογισμό ποσών με βάση μονάδες και τιμές, όπως ώρες εργασίας ανά ωριαία χρέωση ή εκτυπωμένα αντίγραφα ανά μονάδα κόστους.
για διαιρέσειςΧρησιμοποιείται η κάθετος γραμμή: =A2/C2. Αυτή η λειτουργία είναι το κλειδί για την εύρεση αναλογιών, όπως το μέσο κόστος ανά σχεδιασμένο εξάρτημα ή η μέση χρεώσιμη ωριαία τιμή σε ένα συγκεκριμένο έργο.
Έχετε υπόψη σας αυτό Το Excel σέβεται την τυπική μαθηματική σειρά.Πρώτα πολλαπλασιασμός και διαίρεση, έπειτα πρόσθεση και αφαίρεση. Αν θέλετε να αλλάξετε αυτήν τη σειρά, χρησιμοποιήστε παρενθέσεις. Για παράδειγμα, σε έναν τύπο όπως =(A1+C2)*C7/10+(D2-D1), ελέγχετε ακριβώς τι υπολογίζεται πρώτο και αποφεύγετε τα παραπλανητικά αποτελέσματα.
Συναρτήσεις για την ανάλυση δεδομένων: μέσοι όροι, μέγιστα και ελάχιστα
Αφού κατακτήσετε τις βασικές λειτουργίες, ήρθε η ώρα να προχωρήσετε συναρτήσεις που σας επιτρέπουν να συνοψίσετε πληροφορίεςΜέσοι όροι, υψηλότερες και χαμηλότερες τιμές. Είναι ιδανικοί για την ανάλυση αποτελεσμάτων καμπάνιας, χρόνων παράδοσης ή κόστους έργου.
Η λειτουργία ΜΕΣΗ ΤΙΜΗ Υπολογίζει τον αριθμητικό μέσο όρο μιας ομάδας κελιών. Η δομή του είναι πολύ απλή: =AVERAGE(range). Εάν, για παράδειγμα, έχετε καταγράψει τις ώρες που αφιερώνετε σε διαφορετικά έργα στη σειρά, με το =AVERAGE(A2:B2) μπορείτε να μάθετε πόσες ώρες αφιερώνετε συνήθως σε έναν συγκεκριμένο τύπο έργου, κάτι που είναι πολύ χρήσιμο για τη βελτίωση των προϋπολογισμών και των προθεσμιών.
Αν ενδιαφέρεστε να μάθετε την τιμή υψηλότερη Για μια σειρά δεδομένων (για παράδειγμα, την ημέρα με τις περισσότερες επισκέψεις στο χαρτοφυλάκιό σας ή την καμπάνια με την υψηλότερη επένδυση), η κατάλληλη συνάρτηση είναι MAX: =MAX(cells). Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ολόκληρα εύρη, όπως =MAX(A2:C8), ή να συνδυάσετε κελιά και μεμονωμένους αριθμούς.
Εξάλλου, MIN Σας ενημερώνει για τη χαμηλότερη τιμή: =MIN(cells). Αυτό σας βοηθά να εντοπίσετε το φθηνότερο έργο σας, τον μήνα με τα χαμηλότερα έσοδα ή την καμπάνια με τη χειρότερη απόδοση, γεγονός που θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποιοι τύποι εργασιών ενδέχεται να μην αξίζει να αποδεχτείτε.
Χειρισμός σφαλμάτων σε τύπους: IFERROR
Όταν ξεκινάτε να συνδέετε αλυσιδωτά πιο σύνθετους τύπους, είναι πολύ συνηθισμένο να βλέπετε μηνύματα όπως #ΔΙΑΙΡΕΣΗ/0! ή παρόμοιο. Αυτά τα σφάλματα όχι μόνο μειώνουν την εμφάνιση του υπολογιστικού φύλλου, αλλά μπορούν επίσης να προκαλέσουν μια σειρά από σφάλματα εάν άλλοι τύποι εξαρτώνται από αυτά.
Για να αποτρέψει αυτό, το Excel περιλαμβάνει τη συνάρτηση ΝΑΙ.ΛΑΘΟΣΑυτή η συνάρτηση σάς επιτρέπει να ελέγχετε τι εμφανίζεται όταν ένας τύπος επιστρέφει ένα σφάλμα. Η γενική δομή της είναι: =IFERROR(operation; value_if_error). Δηλαδή, πρώτα εισάγετε τον τύπο που θέλετε να αξιολογήσετε και, στη συνέχεια, καθορίζετε τι θα εμφανίζεται εάν κάτι πάει στραβά.
Φανταστείτε ότι διαιρείτε μια μέγιστη τιμή με μια ελάχιστη τιμή που έχει ληφθεί από ένα εύρος και ότι αυτή η ελάχιστη τιμή θα μπορούσε να είναι μηδέν ή ανύπαρκτη. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε κάτι σαν: =IFERROR(MAX(A2:A3)/MIN(C3:F9),"Παρουσιάστηκε σφάλμα"). Αν όλα πάνε καλά, θα δείτε το αποτέλεσμα του υπολογισμού.Διαφορετικά, το κελί θα εμφανίσει το προσαρμοσμένο μήνυμα που γράψατε.
Συνθήκες και αποφάσεις: η συνάρτηση IF
Η λειτουργία SI Είναι πιθανώς ένα από τα πιο ισχυρά και ευέλικτα εργαλεία του Excel. Σας επιτρέπει να λαμβάνουν αυτόματες αποφάσεις ανάλογα με το αν πληρούται ή όχι μια συγκεκριμένη προϋπόθεση.
Η βασική του δομή είναι: =IF(condition; value_if_true; value_if_not_true). Αυτή η συνθήκη μπορεί να είναι μια σύγκριση κειμένου, αριθμών, ημερομηνιών ή ακόμα και ενός άλλου τύπου. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε έναν πίνακα έργου να εμφανίζει την ένδειξη "ΠΑΡΑΔΟΘΗΚΕ" εάν η ημερομηνία έχει ήδη παρέλθει και την ένδειξη "ΕΚΚΡΕΜΕΙ" εάν εξακολουθεί να εκκρεμεί.
Ένα τυπικό παράδειγμα που εφαρμόζεται σε δεδομένα τοποθεσίας θα ήταν: =IF(B2="Μαδρίτη", "Ισπανία", "Άλλη χώρα"). Εδώ, αν το κελί B2 περιέχει ακριβώς το κείμενο «Μαδρίτη»Το Excel θα επιστρέψει την τιμή "Ισπανία". Διαφορετικά, θα εμφανιστεί η τιμή "Άλλη χώρα". Αυτό είναι πολύ χρήσιμο για την ταξινόμηση πελατών κατά προέλευση, το φιλτράρισμα καμπανιών κατά αγορά ή την τμηματοποίηση αποτελεσμάτων.
Συνδυάζοντας πολλές συναρτήσεις IF ή ενθέτοντάς τες με άλλους τύπους, μπορείτε να δημιουργήσετε αρκετά περίπλοκους κανόνες, όπως η επισήμανση μη κερδοφόρων έργων με κόκκινο χρώμα, η επισήμανση καθυστερημένων παραδόσεων ή η αντιστοίχιση ετικετών ανάλογα με τον τύπο του πελάτη.
Καταμέτρηση και άθροιση με κριτήρια: COUNTA, COUNTIF και SUMIF
Μια άλλη οικογένεια βασικών λειτουργιών για τους σχεδιαστές και τους δημιουργικούς είναι αυτές που Μετρούν ή προσθέτουν δεδομένα υπό ορισμένες συνθήκες.Είναι ιδανικά για την παρακολούθηση εργασιών, πελατών και παραγόμενων εξαρτημάτων χωρίς να χρειάζεται χειροκίνητο φιλτράρισμα.
Η λειτουργία ΘΑ ΜΕΤΡΑΣΕΙ Μετράει πόσα κελιά σε μια περιοχή δεν είναι κενά, ανεξάρτητα από το αν περιέχουν αριθμούς ή κείμενο. Για παράδειγμα, η συνάρτηση =COUNTA(A:A) σας δείχνει πόσες καταχωρήσεις υπάρχουν σε μια στήλη έργων, λιστών πελατών ή αναφορών δημιουργικών, αγνοώντας τα κενά κελιά.
Αν θέλετε να πάτε ένα βήμα παραπέρα και μετρήστε μόνο τα κελιά που πληρούν ένα κριτήριοΣτη συνέχεια, μπαίνει στο παιχνίδι η συνάρτηση COUNTIF. Η δομή της είναι: =COUNTIF(range; criteria). Ένα τυπικό παράδειγμα θα ήταν: =COUNTIF(C2:C;"Pepe"), η οποία θα μετρούσε πόσες φορές εμφανίζεται ένα συγκεκριμένο όνομα σε μια στήλη διαχειριστών, συντακτών ή επαφών.
Για τα υπό όρους αθροίσματα, ο βασικός τύπος είναι ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΑΝΛειτουργεί παρόμοια με τη συνάρτηση COUNTIF, αλλά αντί να μετράει γραμμές, αθροίζει τις τιμές σε μια άλλη συσχετισμένη στήλη. Η γενική σύνταξη είναι: =SUMIF(criteria_range, criteria, sum_range).
Για παράδειγμα, σε έναν πίνακα όπου η στήλη Β υποδεικνύει την πόλη του πελάτη και η στήλη Γ το ποσό του έργου, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε: =SUMIF(B2:B50,"Μαδρίτη",C2:C50). Αυτός ο τύπος θα προσθέσει τα ποσά από το C μόνο όταν η πόλη στο B είναι η «Μαδρίτη»Αυτό σας επιτρέπει να δείτε με μια ματιά πόσο έχετε χρεώσει σε μια συγκεκριμένη γεωγραφική περιοχή.
Τυχαίες αριθμοί για γρήγορες αποφάσεις: RANDBETWEEN
Μπορεί να φαίνεται ανέκδοτο, αλλά σε δημιουργικά περιβάλλοντα η λειτουργία ΤΥΧΑΙΟ.ΜΕΤΑΞΥ Μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο. Είναι καλό για δημιουργήστε έναν τυχαίο ακέραιο αριθμό μεταξύ δύο τιμώνΓια παράδειγμα, για να επιλέξετε τυχαία ποιος θα παρουσιάσει ένα έργο, να αποφασίσετε ποια ιδέα θα εξερευνήσετε πρώτα ή να κληρώσετε ένα βραβείο μεταξύ των συμμετεχόντων στο εργαστήριο.
Η δομή του είναι: =RANDBETWEEN(lower_number;upper_number). Ένα απλό παράδειγμα θα ήταν: =RANDBETWEEN(1;10). Κάθε φορά που το φύλλο υπολογίζεται εκ νέου (για παράδειγμα, κατά την τροποποίηση οποιουδήποτε κελιού), η παραγόμενη τιμή θα αλλάξειΕίναι ένας γρήγορος τρόπος για να εισαγάγετε την ελεγχόμενη τυχαιότητα στις εσωτερικές επιλογές.
Διαχείριση ημερομηνιών: ΗΜΕΡΕΣ, ΤΩΡΑ και ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΕΣ
Οι προθεσμίες αποτελούν έναν κλασικό πονοκέφαλο κατά τη διαχείριση δημιουργικών έργων, ειδικά αν υπάρχουν πολλά ορόσημα, μερικές παραδόσεις και αναθεωρήσεις. Το Excel περιλαμβάνει αρκετές συναρτήσεις που το κάνουν ευκολότερο. εργασία με ημερολόγια και προθεσμίες.
Η λειτουργία ΔΙΑΣ Αυτή η συνάρτηση υποδεικνύει τον αριθμό των ημερών μεταξύ δύο ημερομηνιών. Η δομή της είναι: =DAYS(end_date;start_date). Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ημερομηνίες που πληκτρολογούνται απευθείας, όπως "2/2/2018", ή κελιά αναφοράς, όπως =DAYS("2/2/2018",B2). Είναι ιδανική για τον υπολογισμό της πραγματικής διάρκειας ενός έργου από την ενημέρωση έως την παράδοση ή του χρόνου που απομένει μέχρι μια προθεσμία.
με ΤΩΡΑ Λαμβάνετε την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα συστήματος: =NOW(). Δεν απαιτεί παραμέτρους. Αυτή η συνάρτηση ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που οι τύποι υπολογίζονται ξανά ή το αρχείο ανοίγει ξανά και σας επιτρέπει να σηματοδοτήστε την παρούσα στιγμή στην παρακολούθηση ελέγχων, αρχείων καταγραφής ή εγγραφών αλλαγών.
Η λειτουργία ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ Επιστρέφει την ημέρα της εβδομάδας από μια ημερομηνία σε αριθμητική μορφή. Η βασική του δομή είναι: =WEEKDAY(date;account_type). Η δεύτερη παράμετρος καθορίζει τον τρόπο αρίθμησης των ημερών και υπάρχει μια μεγάλη ποικιλία επιλογών για την προσαρμογή διαφορετικών μορφών.
Μεταξύ των πιο συχνά χρησιμοποιούμενων τύπων, μπορείτε να βρείτε:
- 1: αριθμοί από το 1 (Κυριακή) έως το 7 (Σάββατο)
- 2: αριθμοί από 1 (Δευτέρα) έως 7 (Κυριακή)
- 3: αριθμοί από 0 (Δευτέρα) έως 6 (Κυριακή)
- 11: Από την 1η (Δευτέρα) έως την 7η (Κυριακή)
- 12: Από την 1η (Τρίτη) έως την 7η (Δευτέρα)
- 13: Από την 1η (Τετάρτη) έως την 7η (Τρίτη)
- 14: Από την 1η (Πέμπτη) έως την 7η (Τετάρτη)
- 15: Από την 1η (Παρασκευή) έως την 7η (Πέμπτη)
- 16: Από την 1η (Σάββατο) έως την 7η (Παρασκευή)
- 17: Από την 1η (Κυριακή) έως την 7η (Σάββατο)
Έτσι, κάτι σαν =WEEKDAY(NOW();2) θα σας πει ποια ημέρα της εβδομάδας είναι, αριθμώντας από τη Δευτέρα ως 1. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει. οργάνωση παραδόσεων σύμφωνα με τις εργάσιμες ημέρες ή δημιουργήστε πρότυπα όπου ορισμένες εργασίες ενεργοποιούνται μόνο σε συγκεκριμένες ημέρες.
Σύνδεσμοι και αναδιοργάνωση πινάκων: HYPERLINK και TRANSPOSE
Σε πολλές δημιουργικές ροές εργασίας θα εργαστείτε με πολλαπλά εξωτερικά εργαλεία και πόροιΦάκελοι cloud, διαδικτυακά χαρτοφυλάκια, αποθετήρια υλικού κ.λπ. Η ενσωμάτωση αυτών των συνδέσμων στα υπολογιστικά φύλλα Excel βελτιώνει σημαντικά την πλοήγησή σας.
Η λειτουργία ΥΠΕΡΣΥΝΔΕΣΜΟΣ Σας επιτρέπει να μετατρέψετε οποιοδήποτε κελί σε έναν σύνδεσμο με δυνατότητα κλικ με οποιοδήποτε κείμενο θέλετε. Η δομή του είναι: =HYPERLINK(address;link_text). Για παράδειγμα: =HYPERLINK("http://www.google.com";"Επισκεφθείτε την Google"). Με αυτόν τον τρόπο, σε έναν πίνακα έργου, μπορείτε να έχετε μια στήλη που συνδέεται με το mockup Figma, το τελικό αρχείο στο cloud ή το αποθετήριο στοιχείων.
Από την άλλη πλευρά, όταν εργάζεστε με δεδομένα που έχουν εισαχθεί από άλλες πηγές ή με δομές που δεν σας ταιριάζουν, η συνάρτηση ΜΕΤΑΘΕΤΩ Είναι η καλύτερή σου φίλη. Είναι χρήσιμη για Μετατροπή γραμμών σε στήλες και στηλών σε γραμμέςΕίναι μια συνάρτηση πίνακα, που σημαίνει ότι εφαρμόζεται σε μια ολόκληρη περιοχή κελιών.
Για να λειτουργήσει αυτό, πρέπει να επιλέξετε ένα εύρος προορισμού του οποίου οι διαστάσεις είναι το αντίστροφο του αρχικού πίνακα. Εάν ο αρχικός σας πίνακας έχει 2 γραμμές και 4 στήλες, το εύρος όπου εφαρμόζετε τη συνάρτηση TRANSPOSE πρέπει να έχει 4 γραμμές και 2 στήλες. Στη συνέχεια, πληκτρολογείτε κάτι όπως {=TRANSPOSE(A1:C20)} και το επιβεβαιώνετε ως τύπο πίνακα (σε παλαιότερες εκδόσεις, με Ctrl+Shift+Enter). Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την αναδιοργάνωση των εισαγόμενων δεδομένων ή προσαρμόστε τις λίστες στη δομή που σας ταιριάζει καλύτερα.
Συναρτήσεις κειμένου για τον καθαρισμό και τον συνδυασμό πληροφοριών
Στο σχεδιασμό και τη δημιουργικότητα, δεν έχουν να κάνουν μόνο με αριθμούς. Συχνά εργάζεστε με ονόματα πελατών, τίτλους έργων, ετικέτες και περιγραφές. Το Excel περιλαμβάνει αρκετές συναρτήσεις κειμένου που σας βοηθούν σε αυτό. καθαρισμός, συνδυασμός και αναζήτηση πληροφοριών μέσα σε συμβολοσειρές κειμένου.
Η λειτουργία ΑΝΤΙΚΑΘΙΣΤΩ Σας επιτρέπει να αντικαταστήσετε ένα μέρος ενός κειμένου με ένα άλλο, καθορίζοντας τη θέση και τον αριθμό των χαρακτήρων που θέλετε να αφαιρέσετε. Η δομή του είναι: =REPLACE(original_text;start_position;number_of_characters;new_text). Για παράδειγμα: =REPLACE("Καλά Χριστούγεννα",6;8;"Χανουκά"). Εδώ, Το νέο κείμενο θα εισαχθεί στη θέση 6, διαγράφοντας 8 χαρακτήρες από εκεί..
Αν θέλετε να ενώσετε πολλά τμήματα κειμένου, η κλασική συνάρτηση είναι ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΧρησιμοποιείται για τον συνδυασμό τιμών από διαφορετικά κελιά σε μία μόνο συμβολοσειρά, χρήσιμη για τη δημιουργία ονομάτων αρχείων, κωδικών έργων ή αυτόματων περιγραφών. Η δομή της είναι: =CONCATENATE(cell1;cell2;cell3;…). Ένα παράδειγμα: =CONCATENATE(A1;A2;A5;B9). Λάβετε υπόψη ότι Δεν δέχεται πλήρη εύρη ως παράμετροαλλά μεμονωμένα κελιά που χωρίζονται με ερωτηματικά.
Όταν αντιγράφετε και επικολλάτε δεδομένα από άλλες πηγές (email, PDF, ιστότοπους), είναι πολύ συνηθισμένο να εμφανίζονται σφάλματα. επιπλέον κενά στην αρχή, στη μέση ή στο τέλοςΗ συνάρτηση TRIM λύνει το εξής πρόβλημα: =TRIM(κελί_ή_κείμενο). Για παράδειγμα, η συνάρτηση =TRIM(F3) θα επιστρέψει το κείμενο από το F3 χωρίς επιπλέον κενά. Αυτό είναι το κλειδί για την αποφυγή σφαλμάτων σε αναζητήσεις ή συγκρίσεις κειμένου που φαίνονται πανομοιότυπα αλλά έχουν αόρατα κενά.
Τέλος, η συνάρτηση ΒΡΕΙΤΕ Σας βοηθά να εντοπίσετε ένα κείμενο μέσα σε ένα άλλο. Η σύνταξή του είναι: =FIND(search_text;original_text). Εάν το βρει, επιστρέφει τη θέση της πρώτης αντιστοίχισης. Διαφορετικά, επιστρέφει σφάλμα. Για παράδειγμα: =FIND("needle";"haystack"). Αυτό θα έδινε σφάλμα, αλλά σε συνδυασμό με το IFERROR μπορείτε να χειριστείτε αυτές τις περιπτώσεις χωρίς να γεμίσετε το υπολογιστικό φύλλο με αντιαισθητικά μηνύματα.
Σύνθετη αναζήτηση πίνακα: VLOOKUP και XLOOKUP
Όταν τα υπολογιστικά φύλλα σας αρχίζουν να γεμίζουν με δεδομένα, καθίσταται απαραίτητο διαθέτουν λειτουργίες που αναζητούν αυτόματα πληροφορίεςΕδώ μπαίνουν στο παιχνίδι η VLOOKUP και η πιο σύγχρονη εκδοχή της, η XLOOKUP.
VLOOKUP Είναι μια από τις πιο δημοφιλείς συναρτήσεις μεταξύ των ενδιάμεσων χρηστών. Σας επιτρέπει να αναζητήσετε μια τιμή στην πρώτη στήλη ενός πίνακα και να επιστρέψετε το περιεχόμενο μιας άλλης στήλης στην ίδια σειρά. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να εισαγάγετε έναν κωδικό προϊόντος, ένα αναγνωριστικό έργου ή το όνομα ενός πελάτη και να λάβετε άμεσα την τιμή, την κατάστασή του ή οποιαδήποτε άλλα σχετικά δεδομένα.
Η βασική του δομή είναι: =VLOOKUP(lookup_value, table_range, column_number, [range_lookup]). Ένα τυπικό παράδειγμα θα ήταν: =VLOOKUP(A2, B2:D100, 3, FALSE). Εδώ, το Excel θα αναζητήσει την τιμή στο κελί A2 στην πρώτη στήλη της περιοχής B2:D100 και θα επιστρέψει τα δεδομένα από την τρίτη στήλη αυτής της περιοχής. Η χρήση της συνάρτησης FALSE υποδεικνύει ότι θέλετε μια ακριβή αντιστοίχιση, η οποία είναι πιο συνηθισμένη όταν εργάζεστε με ακριβή αναγνωριστικά ή ονόματα.
SEARCHX Είναι η σύγχρονη εξέλιξη που διατίθεται στο Microsoft 365 και στις πρόσφατες εκδόσεις. Είναι πιο ευέλικτη, επιτρέποντάς σας να κάνετε αναζήτηση τόσο αριστερά όσο και δεξιά σε στήλες, να εργάζεστε με πιο εύχρηστα εύρη και να χειρίζεστε καλύτερα περιπτώσεις όπου η τιμή δεν βρίσκεται. Παρόλο που εστιάζουμε στη συνάρτηση VLOOKUP εδώ επειδή είναι η κλασική συνάρτηση, συνιστάται να χρησιμοποιείτε και τη συνάρτηση XLOOKUP εάν έχετε πρόσβαση σε αυτήν. ξεκινήστε να το χρησιμοποιείτε στα νέα σας πρότυπα επειδή απλοποιεί πολλές πολύπλοκες αναζητήσεις.
Εφαρμόζονται σε δημιουργική εργασία, αυτές οι λειτουργίες είναι ιδανικές για δημιουργία βάσεις δεδομένων πόρων, πελατών, γραμματοσειρών, παλετών χρωμάτων ή προτύπων όπου, κατά την επιλογή ενός κωδικού ή ενός ονόματος, συμπληρώνονται αυτόματα τα υπόλοιπα σχετικά δεδομένα (τιμή, επιτρεπόμενη χρήση, ημερομηνία αγοράς, σύνδεσμος λήψης κ.λπ.).
Συνολικά, όλοι αυτοί οι τύποι καθιστούν το Excel πολύ πιο ισχυρό από έναν απλό πίνακα. Σας επιτρέπουν να αυτοματοποιήσετε εργασίες, να μειώσετε τα σφάλματα, να αναλύσετε τη δημιουργική σας δραστηριότητα και να επαγγελματοποιήσετε τη διαχείρισή σας. Χωρίς να χρειάζεται να γίνετε λογιστής ή προγραμματιστής. Με μια μικρή αρχική προσπάθεια να τα κατανοήσετε και να τα εξασκήσετε, θα αποκτήσετε ευελιξία, σαφήνεια και έλεγχο των έργων σας, του χρόνου σας και των χρημάτων σας.