Το Microsoft Word είναι ένα από τα πιο ευρέως χρησιμοποιούμενα εργαλεία σε υπολογιστές, επειδή δεν είναι μόνο χρήσιμο για τη σύνταξη εγγράφων, αλλά μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία πολλών άλλων πραγμάτων, όπως PDF. Ωστόσο, μια άλλη από τις χρήσεις του είναι η δυνατότητα εύκολης δημιουργίας οργανογραμμάτων.
Αυτά τα γραφήματα σας επιτρέπουν αντιπροσωπεύουν τη δομή μιας εταιρείας, μια ιεραρχία μέσα σε ένα έργο ή οποιαδήποτε ανάγκη που έχετε στην οποία δημιουργείται μια σχέση εξουσίας ή υποταγής μεταξύ πολλών επιπέδων. Πώς όμως το κάνεις; Θα σας το εξηγήσουμε βήμα-βήμα για να μην έχετε προβλήματα (αν και έχετε υπόψη σας ότι κάθε έκδοση του Word μπορεί να έχει διαφορές).
Τι είναι το οργανόγραμμα και σε τι χρησιμεύει;
Πριν σας δώσουμε οδηγίες για το πώς να δημιουργήσετε ένα οργανόγραμμα στο Word, πρέπει να κατανοήσετε τι είναι ένα οργανόγραμμα. Αυτό είναι ένα οπτική αναπαράσταση μιας οργανωτικής ή ιεραρχικής δομής ενός ομίλου, εταιρείας, έργου κ.λπ.
Για παράδειγμα, φανταστείτε μια τάξη. Αυτή η ομάδα αποτελείται από παιδιά, αλλά υπάρχει ένα που κατέχει τη θέση του εκπροσώπου της τάξης και ένα δεύτερο που κατέχει τη θέση του υποεκπροσώπου.
Ένα οργανόγραμμα θα αντικατοπτρίζει τον εκπρόσωπο στο πρώτο επίπεδο. Ο δευτερεύων αντιπρόσωπος θα ήταν στο δεύτερο επίπεδο και όλοι οι άλλοι μαθητές θα πήγαιναν στο τρίτο και τελευταίο επίπεδο.
Οι χρήσεις που δίνονται σε ένα οργανόγραμμα ποικίλλουν, αν και η κύρια σχετίζεται συνήθως με την αναπαράσταση της ιεραρχίας μιας εταιρείας. Ωστόσο, αυτό το ίδιο πράγμα μπορεί επίσης να αντικατοπτρίζεται σε μια ομάδα εργασίας, ένα έργο κ.λπ.
Πώς να δημιουργήσετε οργανογράμματα στο Word βήμα προς βήμα
Εάν έχετε Word, πιθανότατα ξέρετε πώς να το χρησιμοποιήσετε. Ωστόσο, μπορεί να μην έχετε σκεφτεί ποτέ τη δυνατότητα δημιουργίας οργανογραμμάτων. Εάν ναι, μόλις ανοίξετε το πρόγραμμα με ένα νέο έγγραφο, Πρέπει να μετακινήσετε τον κέρσορα στην καρτέλα εισαγωγής που βρίσκετε στη γραμμή εργαλείων. Θα δείτε ότι ανοίγει ένα μενού και εκεί πρέπει να κάνετε αναζήτηση και κάντε κλικ στο "SmartArt". Αυτό το εργαλείο θα σας επιτρέψει να εισαγάγετε οργανογράμματα και γραφήματα.
Σε αυτήν την καρτέλα, θα δείτε επίσης την κατηγορία "Ιεραρχία", η οποία προσδιορίζει πότε θέλετε να δημιουργήσετε ένα γράφημα που σχετίζεται με μια σειρά ισχύος ή συναρτήσεων. Πρέπει να επιλέξετε το σχέδιο που σας ταιριάζει καλύτερα και, μόλις το αποκτήσετε, κάντε κλικ στην αποδοχή.
Τώρα θα έχετε ένα οργανόγραμμα, αλλά δεν έχει ολοκληρωθεί ακόμα. Για να γίνει αυτό, θα χρειαστεί να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε τα στοιχεία. Δηλαδή, προσθέτοντας περισσότερα επίπεδα ή κουτιά στα διαφορετικά επίπεδα.
Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε τα υπάρχοντα, απλώς κάντε κλικ σε κάθε ένα και εισαγάγετε τις πληροφορίες που θέλετε να προσθέσετε. Ωστόσο, εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερα επίπεδα, είναι καλύτερο να επιλέξετε ένα πλαίσιο και να μεταβείτε στις επιλογές σχεδίασης στα εργαλεία SmartArt. Εκεί θα έχετε το σχήμα προσθήκης, το οποίο προσθέτει νέα πλαίσια. ανεβείτε ή κατεβείτε, για να αλλάξετε αυτό το πλαίσιο σε υψηλότερο ή χαμηλότερο επίπεδο. και σχεδιασμός, που τροποποιεί τη γενική δομή του οργανογράμματος.
Τέλος, έχετε την καρτέλα format, η οποία θα σας το επιτρέψει αλλάξτε τα χρώματα, τα περιγράμματα και τα στυλ των πλαισίων. Αυτό θα σας δώσει πολύ χώρο για ελιγμούς, επειδή μπορείτε να το κάνετε πιο οπτικό, ώστε, με μια ματιά, να κατανοήσετε τη σειρά των ανθρώπων που απαρτίζουν το έργο στο οποίο εργάζεστε. Απλώς προσέξτε να μην το υπερφορτώσετε ή να χρησιμοποιήσετε έντονα χρώματα, καθώς αυτό μπορεί να δυσκολέψει την ανάγνωση ή, όταν εκτυπωθεί, να μην έχει το αποτέλεσμα που περιμένετε. Μόλις τελειώσετε, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αποθηκεύσετε το έγγραφο.
Σας συμβουλεύουμε αποθηκεύστε το σε μορφή Word ή PDF ή σε παρόμοια μορφή. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να έχετε ένα αντίγραφο σε περίπτωση που χρειαστεί να το επεξεργαστείτε χωρίς να χρειαστεί να το κάνετε ξανά.
Μπορεί να είναι λίγο δύσκολο στην αρχή, ειδικά η προσθήκη επιπέδων και η εμφάνιση των πλακιδίων παρόμοια. Έχετε όμως υπόψη σας ότι μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε συντομεύσεις αντιγραφής και επικόλλησης για να αντιγράψετε τα καρέ που έχετε ήδη δημιουργήσει.
Γιατί να δημιουργήσετε οργανογράμματα στο Word
Τώρα που έχετε τα βήματα, ήρθε η ώρα να εξασκηθείτε μέχρι να πετύχετε το αποτέλεσμα που θέλετε. Ωστόσο, σίγουρα έχετε δει ότι υπάρχουν και άλλες εφαρμογές και εργαλεία που φτιάχνουν αυτά τα οργανογράμματα, όπως π.χ Θήκη Canva, Για παράδειγμα. Γιατί λοιπόν να επιλέξετε το Word αντί ενός εργαλείου που εστιάζει στον σχεδιασμό;
Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα της χρήσης του Word αντί για άλλο εργαλείο είναι η προσβασιμότητά του.. Πολλοί άνθρωποι έχουν πρόσβαση στο Word και ξέρουν πώς να το χρησιμοποιούν, επομένως δεν θα είναι καθόλου δύσκολο να μάθετε πώς να δημιουργείτε ένα οργανόγραμμα.
Ωστόσο, είναι επίσης επειδή μπορείτε να το τροποποιήσετε και να το επεξεργαστείτε γρήγορα, καθώς και να το ενσωματώσετε σε άλλα έγγραφα.
Τολμάτε να δημιουργήσετε οργανογράμματα στο Word;