Πώς να δημιουργήσετε πρότυπα στο Microsoft Word σε όλες τις συσκευές

Το Microsoft Word είναι ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου που μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έγγραφα που κυμαίνονται από αναφορές και βιβλία έως επιστολές και βιογραφικά. Μία από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες του Word είναι η δυνατότητα δημιουργίας προτύπων , τα οποία είναι βασικά έγγραφα που περιέχουν τη μορφοποίηση και το περιεχόμενο που θέλετε να χρησιμοποιείτε επανειλημμένα.

Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο, χρειάζεται μόνο να τροποποιήσουμε τα συγκεκριμένα δεδομένα για κάθε περίπτωση, εξοικονομώντας μας χρόνο και προσπάθεια κατά τη δημιουργία παρόμοιων εγγράφων. Αυτό το άρθρο θα εξηγήσει βήμα προς βήμα πώς να δημιουργήσετε πρότυπα στο Microsoft Word για Windows και Mac. Θα μάθουμε επίσης πώς να αποθηκεύουμε, να τροποποιούμε και να χρησιμοποιούμε πρότυπα που έχουμε δημιουργήσει ή κατεβάσει.

Τι είναι ένα πρότυπο στο Word

Ένα πρότυπο Word είναι ένα έγγραφο που περιέχει το σχέδιο, το στυλ και το περιεχόμενο που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε σε άλλα έγγραφα. Για παράδειγμα, μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα πρότυπο για επαγγελματικές επιστολές που περιλαμβάνει το λογότυπο της εταιρείας μας, τον τύπο και το μέγεθος γραμματοσειράς, τα περιθώρια, την κεφαλίδα και το υποσέλιδο, καθώς και τους τυπικούς χαιρετισμούς και τα κλεισίματα. Επομένως, χρειάζεται μόνο να ανοίγουμε το πρότυπο και να αλλάζουμε τις πληροφορίες του παραλήπτη και τη γραμμή θέματος κάθε φορά που θέλουμε να γράψουμε μια επαγγελματική επιστολή.

Τα πρότυπα μας επιτρέπουν να δημιουργούμε ομοιόμορφα, επαγγελματικά έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να ρυθμίζουμε κάθε στοιχείο χειροκίνητα. Μας βοηθούν επίσης να διατηρούμε τη συνέπεια σε όλα τα έγγραφά μας και να αποφεύγουμε σφάλματα.

Τα προσχεδιασμένα πρότυπα του Word μπορούν να χρησιμοποιηθούν για ένα ευρύ φάσμα τύπων εγγράφων, όπως αναφορές, βιογραφικά, τιμολόγια, προσκλήσεις και άλλα. Μπορείτε να τα βρείτε στο μενού Αρχείο > Νέο και να επιλέξετε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας. Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε επιπλέον πρότυπα από τον ιστότοπο της Microsoft ή από άλλους ιστότοπους.

Μια άλλη επιλογή είναι να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα από υπάρχοντα έγγραφα. Για να το κάνετε αυτό, αποθηκεύστε το έγγραφο ως πρότυπο με την επέκταση .dotx ή .dotm , ανάλογα με το αν περιέχει μακροεντολές. Στη συνέχεια, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο πρότυπο από το μενού Αρχείο > Νέο > Προσαρμοσμένο ή από τον φάκελο όπου το αποθηκεύσατε. Αυτό σας επιτρέπει να τροποποιήσετε το πρότυπο ή να δημιουργήσετε νέα έγγραφα με βάση αυτό.

Πώς να δημιουργήσετε ένα πρότυπο στα Windows

Μπορούμε να ακολουθήσουμε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσουμε ένα πρότυπο στο Word για Windows:

• Ανοίξτε το Word. Στη συνέχεια κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".
• Κάντε κλικ στο Nuevo και μετά στο Blank Document.
• Δημιουργήστε το βασικό έγγραφο που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε ως πρότυπο, εφαρμόζοντας την επιθυμητή μορφή και περιεχόμενο. Μπορούμε να αλλάξουμε το είδος και το μέγεθος του γράμματος, χρώματα, περιθώρια, κεφαλίδα και υποσέλιδο, πίνακες, εικόνες κ.λπ. με τα εργαλεία κορδέλας. Επίσης μπορούμε να προσθέσουμε πεδία κειμένου ή placeholders για να καθορίσουμε πού θέλουμε να εισαγάγουμε τα μεταβλητά δεδομένα κάθε εγγράφου.
• Αφού δημιουργήσετε το βασικό έγγραφο, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και επιλέξτε "Αποθήκευση ως".
• Επιλέξτε τη θέση αποθήκευσης προτύπου. Μπορούμε να το αποθηκεύσουμε σε οποιονδήποτε φάκελο στον υπολογιστή μας ή στο cloud, αλλά αν θέλουμε να εμφανίζεται στο λίστα προτύπων διαθέσιμο στο Word, πρέπει να το αποθηκεύσουμε στο φάκελο Προσαρμοσμένα Πρότυπα του Office, που βρίσκεται μέσα στο φάκελο Έγγραφα.
• Δώστε ένα όνομα στο πρότυπο και επιλέξτε τον τύπο αρχείου Πρότυπο Word (*.dotx).
• Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθηκεύσετε".

Πώς να δημιουργήσετε ένα πρότυπο σε Mac

Μπορούμε να ακολουθήσουμε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσουμε ένα πρότυπο στο Word για Mac:

• Ανοίξτε το Word. Επιλέξτε Αρχείο και μετά Νέο έγγραφο.
• Δημιουργήστε το βασικό έγγραφο που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε ως πρότυπο, χρησιμοποιώντας την επιθυμητή μορφή και περιεχόμενο. Η γραμμή εργαλείων μας επιτρέπει να προσαρμόσουμε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος, τα χρώματα, τα περιθώρια, την κεφαλίδα και το υποσέλιδο, τους πίνακες, τις εικόνες κ.λπ.
• Αφού δημιουργήσετε το βασικό έγγραφο, κάντε κλικ Αρχείο και μετά Αποθήκευση ως πρότυπο.
• Επιλέξτε τοποθεσία αποθήκευσης Του προτύπου. Αν θέλουμε να εμφανίζεται στη λίστα με τα διαθέσιμα πρότυπα του Word, πρέπει να το αποθηκεύσουμε στο φάκελο /Users/username/Library/Groups/UBF8T346G9.Office/Contents/Templates.
• Δώστε ένα όνομα στο πρότυπο και επιλέξτε τον τύπο αρχείου προτύπου Word (.dotx).
• Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθηκεύσετε".

Πώς να χρησιμοποιήσετε και να τροποποιήσετε πρότυπα του Word

Μπορούμε να αποθηκεύσουμε, να τροποποιήσουμε και να χρησιμοποιήσουμε ένα πρότυπο στο Word αφού το δημιουργήσουμε ή το κατεβάσουμε:

• Για να αποθηκεύσετε ένα πρότυπο, Πρέπει να ακολουθήσουμε τα ίδια βήματα με τη δημιουργία του, αλλά πρέπει να επιλέξουμε την επιλογή Αποθήκευση ή Αποθήκευση ως αντί για Νέο.
• Για να τροποποιήσετε ένα πρότυπο, πρέπει να το ανοίξουμε ως κανονικό έγγραφο, κάνουμε τις τροποποιήσεις που θέλουμε και μετά το αποθηκεύουμε με το ίδιο όνομα και τύπο αρχείου. Είναι σημαντικό να μην συγχέετε την επιλογή Αποθήκευση με το Αποθήκευση ως, αφού το πρώτο θα δημιουργούσε ένα νέο έγγραφο αντί για ένα πρότυπο.
• Για να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο, ανοίξτε το Word και κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Νέο και επιλέξτε ένα πρότυπο από τη λίστα με τα διαθέσιμα πρότυπα. Εάν δεν μπορούμε να βρούμε το πρότυπο που θέλαμε, μπορούμε να κάνουμε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή και να το αναζητήσουμε στο φάκελο που το έχουμε αποθηκεύσει. Θα μπορούμε να αλλάξουμε τα μεταβλητά δεδομένα κάθε εγγράφου και να το αποθηκεύσουμε με διαφορετικό όνομα μόλις ανοίξουμε το πρότυπο.

εκατοντάδες δυνατότητες

Η δημιουργία προτύπων στο Word είναι ένας χρήσιμος και αποτελεσματικός τρόπος για να δημιουργείτε έγγραφα επαγγελματικής εμφάνισης χωρίς να χρειάζεται να ρυθμίζετε χειροκίνητα όλα τα στοιχεία κάθε φορά. Μπορούμε να δημιουργήσουμε, να αποθηκεύσουμε, να τροποποιήσουμε και να χρησιμοποιήσουμε τα πρότυπα που χρειαζόμαστε για τα έργα μας σε λίγα μόνο βήματα. Το Word μας παρέχει μια μεγάλη γκάμα εργαλείων για να προσαρμόζουμε και να προσαρμόζουμε τα πρότυπά μας.

Μπορούμε επίσης να διασφαλίσουμε ότι τα έγγραφά μας είναι συνεκτικά και συνεπή χρησιμοποιώντας πρότυπα Word. Αυτό μας επιτρέπει να δίνουμε στους αναγνώστες ή τους πελάτες μας μια πιο σοβαρή και επαγγελματική εντύπωση. Τα πρότυπα μας επιτρέπουν να διατηρούμε ένα ομοιόμορφο στυλ, μορφή και περιεχόμενο σε όλα τα έγγραφά μας.

Επιπλέον, η δημιουργία προτύπων στο Word μας επιτρέπει να αποφεύγουμε την επανάληψη της ίδιας διαδικασίας κάθε φορά που δημιουργούμε ένα παρόμοιο έγγραφο. Επομένως, μπορούμε να αφιερώσουμε περισσότερο χρόνο σε πιο δημιουργικές ή ουσιαστικές εργασίες . Ένα πρότυπο είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο για τη βελτίωση της παραγωγικότητας και της ποιότητας των εγγράφων μας. Γιατί να μην το δοκιμάσετε;